ПОРЯДОК роботи із зверненнями громадян, що надійшли поштою, організації та проведення особистого та виїзних прийомів громадян
І. Загальні положення
Цей Порядок розроблено згідно з Конституцією України, Законом України
«Про звернення громадян», Указом Президента України від 7 лютого 2008 року
№ 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування
конституційного права на звернення до органів державної влади та органів
місцевого самоврядування», визначає основні вимоги до організації розгляду
письмових звернень, проведення особистого прийому громадян керівництвом
районної державної адміністрації у приймальні районної державної
адміністрації, прийому за місцем проживання громадян у населених пунктах
району.
II. Порядок опрацювання та розгляду письмових звернень
1. Письмове звернення – це викладені в письмовій формі пропозиції, заяви,
скарги, що направлені поштою або передані громадянином особисто чи через
уповноважену особу, якщо ці повноваження оформлені згідно з чинним
законодавством.
2. Письмові звернення можуть бути:
- індивідуальні - звернення, що подані окремою особою;
- колективні - звернення, що подані групою осіб;
- повторні:
а) викладені громадянином або групою осіб у письмовій формі пропозиції,
заяви, скарги виключно з тих питань, які вже були викладені в попередніх
зверненнях і які розглянуті по суті, при цьому немає нових даних або фактів, що
потребують додаткового вирішення;
б) якщо у зверненні оскаржуються рішення, прийняті при попередньому
розгляді в районній державній адміністрацї;
в) якщо у зверненні повідомляється про несвоєчасний розгляд питань, коли
термін розгляду порушено і заявник не отримав відповіді;
г) не вирішені по суті чи не в повному обсязі питання, порушені в
попередньому зверненні;
- дублетні – це пропозиції, заяви, скарги одного й того ж громадянина (або
однієї і тієї ж групи осіб) з одного і того ж питання, що направлені різним
адресатам та які надійшли на розгляд від державних органів вищого рівня або
інших установ, організацій, ЗМІ за належністю до районної державної
адміністрації для їх вирішення по суті, якщо останні вже отримали звернення
відповідного змісту, при цьому дублетні звернення до групи повторних звернень
не відносяться;
- анонімні – письмові звернення, не підписані автором (авторами), без
зазначення місця проживання, а також такі, по яких неможливо встановити
авторство.
3. Листи громадян, що надійшли на адресу районної державної адміністрації
поштою, отримує загальний відділ апарату районної державної адміністрації
(далі – відділ) та в день отримання передає спеціалісту загального відділу, який
займається роботою із зверненнями громадян (далі-спеціаліст).
4. Спеціаліст:
- перевіряє наявність конверта та додатків до листа, а також відповідність
вимогам ст. 5 Закону України «Про звернення громадян»;
- визначає суть, характер і короткий зміст звернення;
- перевіряє, чи є воно дублетним;
- реєструє за допомогою комп'ютера (заносить прізвище, ім'я, по батькові
заявника, місце проживання або роботи, телефон заявника, назву організації,
індекс, дату супровідного листа, якщо звернення надійшло з органу влади
вищого рівня, дати і реєстраційні індекси попередніх звернень), робить позначку
«повторно», якщо звернення є таким, та додають особову справу заявника з
попереднім зверненням і листуванням по ньому.
5. Прийом, попередній розгляд та реєстрація звернення у відділі не повинні
перевищувати триденний термін.
6. Листи Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної
Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно звання
«Мати-героїня», а також звернення, що надійшли на розгляд за дорученнями
Президента України, Прем'єр-міністра України, Голови Верховної Ради України,
голови обласної державної адміністрації розглядаються особисто головою
районної державної адміністрації, а в разі його відсутності – заступником, на
якого покладено виконання обов'язків голови районної державної адміністрації.
7. Звернення, оформлене без дотримання вимог, ст. 5 Закону України «Про
звернення громадян» (тобто, у ньому не вказано прізвище, ім'я, по батькові або
адреса, не підписане автором або немає дати, не викладено суть порушеного
питання), повертається авторові з відповідними роз'ясненнями не пізніше ніж
через 10 днів від дня його надходження. Копія такого звернення залишається у
провадженні відділу.
8.Рішення про повернення звернення авторові приймає начальник відділу.
Відповідь заявнику з роз'ясненням ст. 5 Закону України «Про звернення
громадян» готує спеціаліст відділу. Відповідь надається заявнику за підписом
начальника відділу.
9. Анонімні звернення розгляду не підлягають.
10. Письмові звернення, в яких порушені питання, вирішення яких не
належить до повноважень районної державної адміністрації, пересилаються для
розгляду за належністю органу, до компетенції якого відноситься вирішення
питання по суті, у термін не більше 5 робочих днів із дня надходження до
районної державної адміністрації, про що повідомляється громадянину, який
подав звернення.
Рішення про направлення звернення за належністю приймають заступники
голови районної державної адміністрації за напрямами діяльності, керівник
апарату районної державної адміністрації, начальник відділу. Звернення
направляється визначеному органу супровідним листом, із проханням
повідомити заявника про розгляд його звернення.
11.Опрацьовані реєстраційно-контрольні картки разом із зверненнями
передаються спеціалістом відділу на розгляд керівництву районної державної
адміністрації для ознайомлення та визначення виконавця, до компетенції якого
відносяться вирішення зазначених у зверненні питань.
У разі потреби начальник відділу вносить пропозиції щодо призначення
виконавцю комісійного розгляду звернення, із виїздом на місце або за участю
заявника, а також зазначення заходів щодо вирішення питання і розв’язанням
проблем, які є підставою для скарги.
12. Розглянуті керівництвом районної державної адміністрації письмові
звернення передаються до відділу для опрацювання резолюції (доручення) і
направлення звернення на розгляд відповідним виконавцям.
13. Контролю за вирішенням питань громадян підлягають:
- листи, про результати розгляду яких необхідно повідомити органи влади
вищого рівня або організації;
- листи, у резолюції по яких указано конкретні завдання та терміни.
14. Спеціаліст загального відділу:
- заносить до електронної реєстраційно-контрольної картки резолюції
керівництва районної державної адміністрації та дату контролю;
- готує для відправки копії звернень, або необхідну кількість копій звернень,
якщо виконавців декілька;
- друкує повідомлення автору про отримання звернення та порядок їх
розгляду, якщо звернення не взято на контроль;
- відправляє повідомлення авторам звернень.
15. Контроль за дотриманням термінів розгляду звернень здійснює відділ.
Спеціаліст відділу отримує від виконавця інформацію щодо розгляду
питання (у тому числі копію відповіді заявнику), проставляє відмітку в
реєстраційно-контрольній картці виконавця, вказавши дату надходження
відповіді до відділ, та всі матеріали по справі передає голові районної державної
адміністрації і його заступникам для прийняття відповідного рішення.
16. Термін розгляду звернень встановлюється керівництвом районної
державної адміністрації відповідно до статті 20 Закону України «Про звернення
громадян».
Рішення про продовження терміну розгляду до 45 днів з моменту
надходження звернення до районної державної адміністрації приймає
керівництво районної державної адміністрації, яким установлений первинний
контроль, на підставі обґрунтованого подання виконавця з наступним
повідомленням про зазначене заявника.
17. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові
особи, які прийняли рішення про взяття їх на контроль.
18. Звернення, на які даються попередні відповіді та інформації, із контролю
не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення та
вжиття заходів щодо вирішення порушених у зверненні питань, в іншому
випадку - інформація передається керівництву для ознайомлення та погодження
продовження терміну або встановлення додаткового контролю, відповідне
доручення направляється виконавцю.
19. Керівники самостійних структурних підрозділів районної державної
адміністрації у разі порушення термінів вирішення звернень негайно
направляють до відділу інформацію про причини та вжиті заходи.
III. Вирішення звернень громадян і надання відповідей заявникам
1. Керівники органів місцевого самоврядування, яким доручено керівництвом
районної державної адміністрації розгляд звернень громадян, зобов'язані уважно
вивчити зміст звернення, у разі потреби вимагати у виконавців матеріали та
направляти працівників цих органів на місця для перевірки фактів, викладених у
зверненні, вживати інших заходів для об’єктивного вирішення поставлених
автороми звернень питань, з'ясовувати, усувати причини, умови, які спонукають
громадян скаржитися, якщо це не суперечить чинному законодавству.
Безпосередні виконавці при здійсненні перевірок за зверненнями громадян у
разі необхідності спілкуються з їх авторами, з'ясовують усі порушені питання та
обставини, детально вникають в їх суть, вживають заходів щодо захисту
конституційних прав громадян у межах своєї компетенції відповідно до чинного
законодавства.
2. За результатами розгляду звернення складається мотивований висновок,
який має містити об'єктивний аналіз усіх зібраних матеріалів, на підставі якого
готується і надається інформація голові районної державної адміністрації або
його заступникам (згідно з дорученням), разом з копією або проектом відповіді
заявнику в установлений керівництвом термін.
Не допускається надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних
відповідей на звернення громадян, із порушенням строків, установлених
законодавством, безпідставна передача розгляду звернень іншим органам.
3. За результатами розгляду звернень надається інформація керівництву
районної державної адміністрації та письмова відповідь заявникам за підписом
керівників структурних підрозділів районної державної адміністрації, органів
місцевого самоврядування та інших органів, яким доручено розгляд звернень і
до повноважень яких належить вирішення порушених питань.
4. Якщо звернення контролювалося органом влади вищого рівня, то
інформації готуються в такому порядку:
- інформація голові обласної державної адміністрації та голові обласної ради
за результатами розгляду звернень громадян готується виконавцями тільки за
підписом голови районної державної адміністрації (у разі його відсутності -
виконуючим його обов'язки), заступниками голови районної державної
адміністрації, відповідно до функціонального розподілу обов'язків, візується
виконавцем;
- інформація апарату обласної державної адміністрації готується
виконавцями за підписом першого заступника, заступника голови районної
державної адміністрації, відповідно до розподілу обов'язків, візується
виконавцем.
5. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання
письмової відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд
звернень.
6. Звернення вважаються вирішеними, якщо розглянуто всі поставлені в них
питання, вжиті необхідні заходи, заявникам надані вичерпні відповіді. Не
допускається визнання заяв чи скарг необгрунтованими без роз'яснення
заявникам порядку оскарження прийнятих за ними рішень.
7. Відповідь інвалідам Великої Вітчизняної війни, звернення яких надійшли
до районної державної адміністрації та розглянуті головою районної державної
адміністрації, надаються за його особистим підписом або у разі його відсутності
виконуючим його обов’язки . Проект відповіді готує виконавець.
8. Проекти відповідей готують виконавці, згідно з резолюціями керівництва
районної державної адміністрації, та надають їх до відділу не пізніше ніж за 2
робочих дні до настання терміну виконання.
9. Якщо виконавців, згідно з резолюціями, декілька, збір інформації та
узагальнення відповіді громадянину здійснює виконавець, зазначений останнім,
при цьому інші виконавці надають йому проекти обгрунтованих відповідей не
пізніше ніж за 3 робочі дні до настання терміну виконання, визначеного
керівництвом районної державної адміністрації.
10. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення громадян
(якщо звернення підписали двоє та більше громадян) направляється на ім'я того
громадянина, чий підпис у зверненні перший або адреса якого вказана.
11. Підписані керівництвом районної державної адміністрації відповіді
заявникам передаються виконавцями до відділу для оформлення їх у
встановленому порядку і відправлення заявнику.
12. Після закінчення розгляду звернення та зняття його з контролю
сформована в установленому порядку справа зберігається протягом року у
порядковим принципом. У разі одержання повторного звернення або появи
додаткових документів вони підшиваються до цієї справи. Забороняється
зберігання справ у виконавців. Відділ може надати справу заявника виконавцю
за його запитом тільки під розпис для роботи з ним у приміщенні відділу, в
інших випадках - тільки окремі копії документів.
13. Спеціаліст відділу за першою вимогою заявника надає йому матеріали
розгляду звернення для ознайомлення.
IV Порядок організації і проведення особистого прийому громадян
в районній державній адміністрації
1. Прийом громадян здійснюється щодня у загальному відділі апарату
районної державної адміністрації працівниками відділу з 8.00 до 12.00 та з 12.45
до 17.00 (у п’ятницю до 15.45) крім суботи, неділі та святкових днів.
2. Вхід громадян вільний.
3.Інформація про порядок особистого прийому громадян в районній
державній адміністрації і графік прийому опубліковуються в засобах масової
інформації, розміщуються на веб-сайті районної державної адміністрації, у
приміщенні районної державної адміністраціїї, виконкомів сільських, селищних
радах.
4. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні
їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та
особи, які перебувають у родинних відносинах із цими громадянами (крім
неповнолітніх дітей). Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого
прийому громадян не допускається.
5. Особистий прийом громадян головою районної державної адміністрації,
першим заступником голови, заступником голови районної державної
адміністрації, керівником апарату районної державної адміністрації,
начальниками управлінь, відділів та інших структурних підрозділів районної
державної адміністрації проводиться згідно із затвердженими графіками з
питань, вирішення яких належить до повноважень районної державної
адміністрації, а також відповідно до функціонального розподілу обов’язків між
головою районної державної адміністрації, його заступниками, начальниками
структурних підрозділів районної державної адміністрації.
5.1. Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв
Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким
присвоєно звання «Мати-героїня», проводиться особисто головою районної
державної адміністрації, його заступниками, начальниками управлінь, відділів та
інших структурних підрозділів районної державної адміністрації першочергово у
дні прийому згідно з графіком.
6. Особистий прийом громадян головою районної державної адміністрації
проводиться за попереднім записом, якщо вирішення цього питання належить до
компетенції районної державної адміністрації.
6.1. Попередній запис громадян на особистий прийом здійснюється лише
до голови районної державної адміністрації начальником загального відділу
апарату районної державної адміністрації або відповідальною особою, у
письмовій формі в журналі обліку попереднього запису громадян на особистий
прийом голови районної державної адміністрації не пізніше ніж за одинь день до
дня прийому.
6.2. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом голови
районної державної адміністрації проводиться співбесіда, за результатами
якої: з’ясовуються прізвище, ім’я, по батькові громадянина, місце проживання,
соціальний статус, зміст питання, посадові особи, до яких заявник звертався за
місцем проживання, і рішення, яке було прийнято з цього питання.
Якщо громадянин звертається до районної державної адміністрації
повторно, з’ясовується, до кого із заступників голови районної державної
адміністрації або якого структурного підрозділу районної державної
адміністрації він уже звертався і яке рішення було прийнято. При цьому
перевіряються попередні звернення, матеріали по їх розгляду, висновки, довідки,
відповіді осіб, які розглядали питання раніше і якщо питання не вирішено по
суті, дані заявника та суть його питання вноситься до списку громадян, які
бажають звернутися до голови районної державної адміністрації.
Громадяни, вирішення питань, яких на день прийому знаходиться на
розгляді за дорученням керівництва районної державної адміністрації у
структурних підрозділах районної державної адміністрації, головою районної
державної адміністрації з цих же питань не приймаються.
7. Відповідальна особа:
7.1. Складає список громадян, які бажають потрапити на особистий
прийом голови районної державної адміністрації, та надає його голові районної
державної адміністрації за день до дати прийому.
7.2. Повідомляє громадянина про день і час прийому голови районної
державної адміністрації за телефоном або письмово.
7.3. При повторних зверненнях забезпечує добірку матеріалів з питань,що
будуть розглядатися на особистому прийомі голови районної державної
адміністрації, для чого з’ясовує результати попередніх звернень. Справи
попередніх звернень заявників, матеріали їх розгляду, висновки та відповіді на
них, інші матеріали і документи, що стосуються суті питання, передаються
голові районної державної адміністрації перед проведенням особистого
прийому.
8. Особистий прийом громадян першим заступником голови, заступником
голови, керівником апарату районної державної адміністрації здійснюється
згідно з графіком без попереднього запису в порядку черговості громадян, які
прийшли на прийом.
9. При проведенні особистого прийому головою районної державної
адміністрації за його вимого забезпечується присутність працівників
юридичного відділу, заступника голови районної державної адміністрації за
напрямом діяльності, начальника управління, відділу або іншого структурного
підрозділу районної державної адміністрації, до повноважень якого належить
вирішення порушеного питання, для надання необхідної інформації у розгляді
порушених питань у межах чинного законодавства.
10. Голова районної державної адміністрації, перший заступник голови,
заступник голови районної державної адміністрації повертають після закінчення
особистого прийому, але не пізніше наступного дня, до загального відділу
журнал обліку особистого прийому громадян з резолюціями для опрацювання.
11. Відповідальна особа:
11.1 Реєструє за допомогою комп’ютера на реєстраційно-контрольних
картках письмові зверненн, подані на особистому прийомі, згідно з Інструкцією
з діловодства, заносить до електронної контрольно-реєстраційної картки
резолюцію голови районної державної адміністрації та дату контролю, направляє
звернення на розгляд виконавцям, здійснює контроль за дотриманням термінів
розляду звернень.
11.2 На усні звернення згідно з резолюціями голови районної державної
адміністрації складає доручення з визначенням термінів контролю та направляє
до загального відділу для організації виконання.
V. Порядок проведення керівництвом районної державної
адміністрації виїзних особистих прийомів громадян
за місцем їх проживання
1. Виїзні особисті прийоми громадян здійснюються керівництвом районної
держаної адміністрації за місцем проживання громадян згідно з графіком, який
щоквартально складається відповідальною особою згідно з пропозиціями,
наданими керівництвом районної державної адміністрації, і затверджується
головою районної державної адміністрації за 5 днів до початку кварталу.
2. Після затвердження головою районної державної адміністрації графік
виїзних прийомів громадян направляється:
першому заступнику голови, заступнику голови, районної державної
адміністрації – для виконання;
органам місцевого самоврядування, підприємствам, організаціям,
зазначеним у графіку, – для проведення підготовчої роботи до виїзного
особистого прийому громадян керівництвом районної державної адміністрації;
керівнику апарату районної державної адміністрації, відповідальній
особі – для організації та обліку проведення виїзних особистих прийомів.
3. Районна державна адміністрація, органи місцевого
самоврядування,керівники підприємств чи організацій, де заплановано
проведення виїзного прийому:
3.1. Доводять через ЗМІ, веб -сайт, а також шляхом розміщення в людних
місцях оголошень до відома населення інформацію щодо дня і часа прийому.
3.2. Організовують попередній запис громадян, передають список
відповідальній особі за день до дати проведення прийому.
3.3. Виділяють приміщення та створюють відповідні умови для проведення
прийому.
4. Голова районної державної адміністрації, перший заступник, заступник
голови районної державної адміністрації під час проведення прийому приймають
від громадян звернення (письмові та усні) із записом в журналі обліку
особистого прийому громадян та оформленням доручення з вказівкою щодо
термінів виконання.
5. Відповідальна особа:
- здійснює опрацювання звернень, які надійшли на виїзному прийомі, за
змістом і характером питань, контролює дотримання термінів надання
відповідей заявникам;
- надає методичну допомогу виконкомам місцевих рад, підприємствам чи
оргаінізаціям з питань належної організації виїзного прийому громадян
керівництвом районної державної адміністрації;
- готує аналітичні матеріали (за потребою) про стан цієї роботи в
районній державній адміністрації;
- забезпечує передачу звернень, що подані на особистому (у т.ч. виїзному)
прийомі, безпосередньо тій установи, організації, відомства, у компетенції яких
знаходиться вирішення проблеми, згідно з резолюцією посадової особи, яка
проводила прийом громадян;
- вивчає та аналізує проблеми, з якими громадяни звертаються на
особистому (виїзному) прийомі до керівництва районної державної
адміністрації;
- контролює додержання графіка проведення особистого прийому
громадян у районній державній адміністрації, а також виїзних прийомів, готує
щоквартальні звіти про організацію прийому громадян. Про факти недотримання
графіку проведення особистого прийому громадян інформує голову районної
державної адміністрації через керівника апарату районної державної
адміністрації.
Відповіді на звернення, що надійшли на особистому (у т.ч. виїзному)
прийомі, надаються заявникам посадовими особами відповідно до доручення
керівництва районної державної адміністрації або особисто.
Заступник керівника апарату районної
державної адміністрації, начальник відділу
організаційної роботи та масових комунікацій В.П.Шевченко
